Informativa Privacy alunni e famiglie
Informativa ex art. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 per il trattamento dei dati personali degli alunni e delle famiglie
Gentili genitori ed alunni
La vigente normativa sul trattamento dei dati personali impone l’osservanza di severe regole a protezione di tutti i dati personali per qualunque trattamento operato. In ottemperanza a tale normativa Vi informiamo che il trattamento dei dati personali degli alunni e dei loro familiari, che verranno acquisiti o sono già detenuti dall’istituto scolastico, sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e tutela della riservatezza dei diritti degli alunni e delle rispettive famiglie. Pertanto, ai sensi degli artt.13 e 14 del Regolamento 2016/679, Vi forniamo le seguenti informazioni:
1. Titolare del trattamento
il Titolare del trattamento è l’istituzione scolastica stessa, avente personalità giuridica autonoma e legalmente rappresentata dal Dirigente Scolastico Lorella Fantini, e-mail foee02300e@istruzione.it, tel 0547383193;
2. Responsabile Protezione Dati
Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è Vargiu Scuola S.r.l. (referente Antonio Vargiu), tel 070271560, e-mail: dpo@vargiuscuola.it;
3. Base giuridica del trattamento
I dati personali dello studente e dei suoi familiari sono trattati dall’Istituto nell'esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico o comunque connessi all'esercizio dei propri pubblici poteri e funzioni, compresa la comunicazione istituzionale, e per adempiere ad eventuali obblighi di legge, regolamentari o contrattuali. La base giuridica su cui si fonda il trattamento dei dati è stabilita dal diritto dello Stato italiano e consiste nelle norme di legge e regolamentari che stabiliscono il diritto/dovere all’istruzione e alla formazione degli alunni e quelle amministrative ad esse strumentali.
Per specifici trattamenti potrà essere richiesto il consenso degli interessati o dei detentori della potestà genitoriale.
4. Tipi di dati trattati e finalità
Dati personali dell’alunno:
Dati personali comuni necessari per garantire la fornitura del servizio scolastico fra cui, nome e cognome dell’alunno, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza, titoli di studio, attestati di esito scolastico e altri documenti e dati relativi alla carriera scolastica, foto ed eventuale certificato d’identità.
Dati personali degli esercenti la responsabilità genitoriale o dei tutori:
Dati personali comuni necessari per garantire la fornitura del servizio scolastico fra cui nome e cognome di chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela legale, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzi, numeri telefonici e indirizzi e-mail.
Categorie particolari di dati personali:
Potranno essere oggetto di trattamento anche i dati personali che sono idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Fra questi citiamo, a mero titolo esemplificativo:
Ø certificati medici e dichiarazioni o giustificazioni concernenti lo stato di salute o altri stati particolari;
Ø Dati relativi alla salute funzionali all'adozione di specifiche misure di sostegno o strumenti di ausilio per gli alunni con disabilità, con disturbi specifici di apprendimento (DSA) o con Bisogni Educativi Speciali (BES)
Ø Dati relativi alla salute per l’insegnamento domiciliare e ospedaliero a favore degli alunni affetti da gravi patologie
Ø Dati relativi a regimi alimentari differenziati a
Ø causa di intolleranze, allergie o specifiche patologie
Ø dati concernenti infortuni avvenuti in connessione con la frequenza scolastica;
Ø scelta di avvalersi o non avvalersi dell’insegnamento della religione cattolica;
Ø Opinioni politiche (per il funzionamento degli organismi di rappresentanza)
Dati personali relativi a condanne penali e reati:
Ove necessario saranno oggetto di trattamento atti, notizie e comunicazioni idonei a rivelare procedimenti o provvedimenti penali o misure di sicurezza o di protezione. Il trattamento di tali dati, eseguito esclusivamente dal personale a ciò espressamente autorizzato dell’Istituto nella sua qualità di autorità pubblica e limitato ai soli indispensabili.
I dati personali qualificati come particolari e giudiziari verranno trattati nel rispetto del principio di indispensabilità del trattamento e non saranno soggetti a diffusione a meno che questa non sia strettamente necessaria al perseguimento dell’interesse pubblico o avvenga nell’esercizio di pubblici poteri in presenza di una norma di legge o regolamento che lo consente. L’acquisizione e il trattamento di dati particolari o relativi a condanne penali e reati avverrà secondo quanto previsto da disposizioni di legge ed in considerazione delle finalità di rilevante interesse pubblico che la scuola persegue. Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari avverrà nel rispetto delle disposizioni contenute nel D.M. della Pubblica Istruzione n. 305 del 7 dicembre 2006.
5. Carattere obbligatorio o facoltativo del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati personali necessari al conseguimento delle finalità sopra indicate è obbligatorio e pertanto i relativi trattamenti non sono soggetti a consenso. L'eventuale diniego al trattamento di tali dati potrebbe infatti determinare l'impossibilità per l’istituto scolastico di condurre le proprie attività istituzionali.
Per taluni trattamenti che presentano particolari criticità o che non sono strettamente finalizzati al perseguimento di finalità istituzionali verrà richiesto uno specifico consenso.
Si fa presente che per ulteriori informazioni e delucidazioni, o per segnalare la volontà di non consentire determinati trattamenti di dati personali, è possibile rivolgersi al titolare del trattamento dei dati personali della scuola, indicato al punto 1 della presente informativa, che valuterà la effettiva irrilevanza ai fini del conseguimento delle finalità istituzionali.
6. Trattamento soggetti interni
I soggetti interni che possono avere accesso ai dati personali acquisiti dall’istituto scolastico sono il Dirigente Scolastico, il DSGA, i docenti, il personale amministrativo, tecnico e ausiliario. Per il trattamento di dati particolari (sensibili) o giudiziari l’accesso sarà limitato al personale che ha necessità dell’informazione per svolgere la propria attività. Possono accedere ai dati personali acquisiti dalla scuola, limitatamente a quanto necessario per lo svolgimento dell’attività di propria competenza, anche i componenti degli organi collegiali.
7. Trattamento soggetti esterni - titolari
In determinate specifiche condizioni può avvenire che soggetti esterni operino sui dati acquisiti dalla scuola come titolari del trattamento, previo accordo con il dirigente scolastico. E’ questo il caso, ad esempio, di attività di osservazione condotte da strutture pubbliche (come servizi sociali o ASL) su singoli alunni o da esperti privati proposti dai genitori per intervenire su situazioni individuali dei propri figli. Tali attività di norma sono rivolte a specifici alunni con il coinvolgimento dei relativi genitori e non richiedono, per il loro svolgimento, il consenso dei genitori degli altri alunni. Si provvederà invece a richiedere il consenso al trattamento dei genitori ove le attività programmate dovessero in qualche modo interferire con la sfera personale degli alunni.
Altri soggetti che potranno operare come titolari del trattamento sui dati acquisiti dalla scuola sono, eventualmente, il Ministero dell’Istruzione, medico competente e figure quali psicologi.
8. Trattamento soggetti esterni – responsabili del trattamento
Più frequentemente, e di norma, i soggetti esterni che tratteranno i dati personali per conto della scuola saranno nominati responsabili del trattamento limitatamente ai servizi resi. Citiamo, a titolo di esempio, i servizi di registro elettronico, segreteria digitale, sito web o di assistenza sui sistemi informatici;
9. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali potranno essere comunicati ad altri enti pubblici o privati esclusivamente nei casi previsti da leggi e regolamenti (a titolo di esempio si citano: altre strutture del sistema della Pubblica Istruzione, altre strutture pubbliche, altri enti per svolgimento tirocini, INAIL, Azienda Sanitaria pubblica competente, Società di Assicurazione per polizza infortuni, Agenzie viaggi, Software house, Piattaforme per didattica a distanza).
L’accesso ai dati personali di alunni e genitori potrà avvenire anche in occasione della partecipazione di tirocinanti e stagisti alle riunioni degli organi collegiali o altre attività che siano riconosciute come necessarie alla formazione professionale degli stessi.
La comunicazione al comune dei dati relativi all’iscrizione e alla frequenza potrà essere disposta per l’assolvimento degli obblighi stabiliti dall’art. 114 del D. Lgs 297/1994 in relazione al monitoraggio dell’adempimento dell’obbligo di frequenza. La comunicazione di dati personali al comune può avvenire anche nell’ambito dell’erogazione del servizio mensa da esso organizzato.
Le informazioni relative all’assolvimento degli obblighi vaccinali potranno essere scambiate nelle modalità stabilite dal DL 7 giugno 2017, n. 73.
I dati anagrafici potranno essere conferiti a società di trasporto, a strutture pubbliche e private meta di visite scolastiche o oggetto di attività extra e parascolastiche. Potrà essere fatta la comunicazione di dati sensibili nelle medesime occasioni solo se strettamente necessaria alla tutela della salute dell’alunno o a garantire il rispetto di specifiche norme filosofiche o precetti religiosi.
Potranno essere diffusi esclusivamente i dati previsti dalla normativa e rigorosamente nei casi ivi indicati. I dati relativi agli esiti scolastici degli alunni potranno essere pubblicati secondo le vigenti disposizioni in materia e quelle impartite annualmente dal Ministero dell’istruzione.
10. Trattamento di foto e video
La scuola potrà procedere all’acquisizione e al trattamento di foto e filmati ritraenti gli alunni con finalità documentative o con finalità didattico/formative. Considerata la finalità istituzionale perseguita, per tali trattamenti (esclusa la comunicazione e la diffusione) non sarà richiesto il consenso degli interessati considerato che la base legale del trattamento individuata nell'esecuzione dei compiti di interesse pubblico perseguiti dall’istituto scolastico. Tale base legale potrà eventualmente essere individuata anche per la comunicazione e la diffusione operata all’interno di specifici progetti approvati dal PTOF.
Più in generale, la comunicazione o la diffusione di materiale video/fotografico ritraente gli alunni, che potrà avvenire attraverso mail, piattaforme ad accesso riservato, sito web e social media, sarà invece di norma subordinata all’acquisizione del consenso degli esercenti la responsabilità genitoriale o, se è il caso, del minore ultraquattordicenne.
11. Strumenti e tempi di conservazione
Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti cartacei che elettronici, nel rispetto delle misure di sicurezza indicate dal Codice e delle altre individuate ai sensi del Regolamento; i dati verranno conservati secondo le indicazioni delle Regole tecniche in materia di conservazione digitale degli atti definite da AGID e nei tempi e nei modi indicati dalle Linee Guida per le Istituzioni scolastiche e dai Piani di conservazione e scarto degli archivi scolastici definiti dalla Direzione Generale degli Archivi presso il Ministero dei Beni Culturali;
12. Uso del registro elettronico e di piattaforme cloud
Il trattamento dei dati personali dei docenti, degli alunni e dei loro familiari può intervenire nello svolgimento delle attività amministrative e didattico/formative anche attraverso strumenti informatici e piattaforme cloud. Per l'espletamento delle attività educative, didattiche e formative, curriculari ed extracurriculari, di valutazione ed orientamento, di scrutini ed esami è utilizzata la piattaforma di registro elettronico di un fornitore esterno. Su tale piattaforma potrà avvenire il trattamento dei dati personali di docenti, alunni e loro familiari necessari per il conseguimento delle finalità di interesse pubblico rilevante per l’istruzione e la formazione in ambito scolastico.
13. Trasferimento di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali
Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali. I suoi dati personali potranno tuttavia risiedere, per alcuni specifici trattamenti effettuati su piattaforma cloud, su server collocati in territorio europeo o in stati che possono garantire un livello di protezione adeguato e conforme alle disposizioni del Regolamento UE (Artt. 45 e 46 GDPR).
14. Diritti dell’interessato
L’interessato ha diritto a:
· l'accesso ai propri dati personali secondo quanto disciplinato dall'art. 15 del Regolamento UE 679/2016;
· la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento previsti rispettivamente dagli artt. 16, 17 e 18 del Regolamento UE 679/2016;
· la portabilità dei dati (diritto applicabile ai soli dati in formato elettronico) disciplinato dall'art. 20 del Regolamento UE 679/2016;
· l'opposizione al trattamento dei propri dati personali di cui all'art. 21 del Regolamento UE 679/2016.
15. Diritto di Reclamo
Gli interessati nel caso in cui ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti sia compiuto in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall'art. 77 del Regolamento UE 679/2016 stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi dell'art. 79 del Regolamento UE 679/2016.
Prof.ssa Lorella Fantini